L'INCAE Business School a atteint un taux de réponse de 100 % grâce à Explorance Blue

À propos de l'INCAE Business School :

L'INCAE Business School est un établissement de premier plan en Amérique latine, qui se consacre depuis plus de 60 ans à la formation de dirigeants grâce à des programmes de MBA et de formation des cadres de niveau international. Avec des campus à Alajuela, au Costa Rica, et à Managua, au Nicaragua, elle accueille environ 1 500 étudiants et propose des cours en ligne à fort impact. Reconnue pour son excellence, l'INCAE détient la prestigieuse accréditation « Triple Crown » (AACSB, AMBA, EQUIS) et se classe régulièrement parmi les meilleures écoles au niveau mondial et régional pour ses programmes de MBA et de formation des cadres.

Le défi : des processus d'évaluation académique décentralisés et inefficaces

L'INCAE était confronté à un défi de taille pour gérer et moderniser ses évaluations académiques, les évaluations des enseignants et les enquêtes d'évaluations de l'enseignement par les étudiants. Historiquement, l'établissement s'appuyait sur une série de systèmes décentralisés tels que Google Drive, MailChimp et même des formulaires papier. Cette fragmentation empêchait un traitement efficace des données, limitait les capacités de reporting et compromettait l'efficacité.

Selon Gabriela Obando, directrice de l'expérience en ligne à l'INCAE, « de nombreuses évaluations, qu'il s'agisse d'évaluations à 360° ou non académiques, se trouvaient auparavant sur Google Drive, MailChimp ou d'autres systèmes d'évaluation gratuits, ce qui ne nous permettait pas de traiter davantage les données collectées. »

Auparavant, les évaluations impliquaient un travail manuel fastidieux. Ana Victoria Alfaro Solis, directrice des dossiers académiques, a expliqué : « Il y a quelques années, l’INCAE réalisait des évaluations sur papier et avait désigné des personnes chargées de distribuer les formulaires en classe. À l’époque, un membre de l’équipe des dossiers académiques comptait les réponses de ces feuilles une par une pour générer un fichier Excel contenant les évaluations du corps enseignant. » Bien qu’ils aient fini par automatiser leurs évaluations à 360° en interne, la solution manquait de flexibilité et ne parvenait pas à répondre aux besoins croissants et dynamiques de l’établissement.

Le défi était multiple : il fallait non seulement standardiser et consolider les processus, mais aussi créer des rapports visuellement attrayants et conviviaux pour le corps enseignant et le bureau du doyen. Le passage imminent à l’enseignement en ligne a encore accentué le besoin d’une solution numérique adaptable et intégrée, capable d’évoluer au rythme des pratiques changeantes de l’INCAE et de la composition de son corps étudiant.

La solution : mise en œuvre d'Explorance Blue pour un système de feedback rationalisé et automatisé

À la recherche d'un outil performant capable de soutenir les meilleures pratiques en matière d'évaluation académique et d'évaluation des programmes, l'INCAE s'est associé à Explorance. Après une étude approfondie du marché, l'établissement a adopté Explorance Blue, une plateforme spécialisée dans les systèmes de feedback à 360 degrés et l'automatisation des enquêtes. Le facteur décisif a été l'expérience d'Explorance auprès d'autres établissements d'enseignement supérieur de premier plan, ainsi que sa capacité à s'intégrer au système de gestion de l'apprentissage (LMS) Canvas de l'INCAE et à exporter les données vers Power BI et d'autres outils de visualisation.

La mise en œuvre d'Explorance Blue a marqué le passage de processus manuels et décentralisés à un référentiel numérique centralisé. Le système a permis à l'INCAE d'automatiser la distribution des évaluations, de consolider efficacement les réponses et de générer des rapports faciles à interpréter et visuellement attrayants pour les enseignants et les décideurs. « Nous pouvons consolider les réponses et fournir du Feedback à l'étudiant en quelques minutes, ce qui prenait auparavant plusieurs semaines, voire plusieurs mois », a noté Gabriela, soulignant l'amélioration spectaculaire de la rapidité et de la transparence des rapports.

L'un des avantages significatifs du nouveau système résidait dans ses capacités d'intégration. Explorance Blue s’est synchronisé avec le LMS Canvas et a permis à l’établissement d’exploiter les données sur plusieurs plateformes, réduisant ainsi les doublons et offrant une expérience fluide aux parties prenantes. L’envergure ambitieuse de l’INCAE exigeait ce type d’orchestration technologique : en moyenne, l’école gère plus de 50 projets d’évaluation ouverts simultanément et accueille près de 3 500 étudiants chaque année à travers 45 programmes d’entreprise et 60 programmes ouverts.

La personnalisation et l’adaptabilité étaient également au cœur de la solution. Explorance Blue a répondu au besoin de flexibilité de l’INCAE pour évaluer divers types de programmes — y compris les cours sans diplôme, les cours en entreprise et les cours ouverts — et a facilité la transition des enquêtes existantes depuis diverses plateformes vers un système unifié. Le niveau d’assistance a été salué par Gabriela : « L’assistance que nous recevons de l’équipe Explorance chaque fois que nous avons besoin d’une nouvelle fonctionnalité est, pour moi, un service de qualité 10 sur 10. »

Résultat : gain d'efficacité, de transparence et d'engagement

Le passage à Explorance Blue a permis d'obtenir des améliorations tangibles à plusieurs niveaux. Avant tout, l'automatisation et la centralisation des évaluations académiques ont permis de réaliser d'importants gains de temps et de ressources, en éliminant pratiquement toute saisie manuelle de données. Les ressources ont ainsi pu être réorientées vers des initiatives qui « apportent une réelle valeur ajoutée », tandis que l'expérience utilisateur a été améliorée grâce à des interfaces visuelles optimisées et à une plus grande agilité des processus.

L'un des résultats les plus notables a été la hausse spectaculaire des taux de réponse aux évaluations des étudiants, atteignant « pratiquement 100 % » pour les évaluations à 360 degrés. Grâce à ce système rationalisé, les étudiants reçoivent du Feedback en temps opportun et peuvent suivre l'état d'avancement de leurs évaluations en temps réel : « Dans le cas spécifique de l'évaluation académique à 360 degrés, il y a une transparence entre l'INCAE et les étudiants. Les étudiants peuvent savoir où en est leur processus et si leurs évaluateurs ont bien reçu les évaluations. Nous pouvons répondre en temps réel si l’on nous demande qui n’a pas encore été évalué. »

L’INCAE lance désormais plus de 50 projets d’évaluation simultanément et, grâce à Explorance Blue, traite et communique le Feedback en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs semaines. Selon Ana, « Nos rapports destinés à notre corps enseignant et aux bureaux du doyen sont désormais au niveau attendu. Outre l’automatisation de l’envoi des évaluations et la flexibilité des options qu’Explorance Blue a apportées à l’INCAE, cela nous a aidés à nous hisser au niveau de nombreuses autres universités internationales. » La possibilité de remplir les évaluations sur des appareils mobiles et les améliorations axées sur les objectifs, telles que l’apprentissage automatique et la prise en charge multilingue, renforcent encore l’engagement des utilisateurs.

La satisfaction globale du personnel et du corps enseignant étant décrite comme « un revirement complet à 180 degrés par rapport à ce que nous avions auparavant », ce partenariat a consolidé l’engagement de l’INCAE en faveur d’une prise de décision fondée sur les données, de l’efficacité opérationnelle et d’un leadership continu dans la région. Le partenariat avec Explorance démontre comment la transformation numérique, lorsqu’elle est mise en œuvre et soutenue de manière stratégique, peut générer des avancées significatives dans l’administration de l’enseignement supérieur, la satisfaction des étudiants et l’excellence institutionnelle.