Atteindre un taux de réponse de 55 % à l'université de Worcester grâce à Explorance Blue

À propos de University of Worcester

University of Worcester propose des programmes diplômants à environ 10,000 étudiants au sein de huit facultés. Worcester est la première université pluridisciplinaire du Royaume-Uni en matière de résultats d’emploi durables, de poursuite d’études, ou des deux (Longitudinal Educational Outcomes 2017-2025) et s’est classée première au Royaume-Uni dans la catégorie « Quality Education » du Times Higher Education University Impact Rankings 2025.

Le défi : surmonter les limites des systèmes d’enquête traditionnels sur papier

En 2021, University of Worcester a mandaté Explorance pour fournir des systèmes d’évaluation des modules par les étudiants et les services associés, après que la pandémie de COVID-19 a « mis en évidence la nécessité de disposer d’une forte présence en ligne pour les enquêtes ».

« Comme beaucoup d’établissements, nous avions plusieurs plateformes d’enquête, avec une plateforme principale historiquement très orientée papier, offrant un accès limité aux données, et reposant largement sur des feuilles de calcul manuelles et des téléversements de fichiers CSV », a déclaré Carolyn Moir, Head of Student Evaluation & Enhancement. « Nous n’avions pas beaucoup de données en temps réel et, par conséquent, pas vraiment de sentiment d’appropriation de la part des utilisateurs et des étudiants, car les enquêtes et les rapports étaient peu visibles. Nous n’avions pas non plus réellement la capacité de boucler la boucle de Feedback, avec un reporting très simpliste en place.

« Nous envisagions déjà de revoir notre plateforme d’enquête lorsque la COVID a frappé ; pratiquement du jour au lendemain, nous avons dû passer de deux facultés utilisant certains éléments en ligne à l’ensemble de nos facultés en ligne. Cela a révélé de véritables difficultés d’accès et de participation au processus d’enquête, et a commencé à orienter ma réflexion sur ce que nous voulions faire ensuite en termes de révision de notre plateforme et sur la manière dont nous voulions aborder la gestion des enquêtes à l’avenir. »

La solution : déployer une solution d’enquête intégrée avec Explorance Blue

L’Université a lancé un appel d’offres axé sur l’amélioration de l’UX et de la valeur tirée des données.

« Au départ, nos objectifs étaient de passer à une solution beaucoup plus fluide et intégrée, afin de donner aux facultés une plus grande capacité de contribution à la gestion de leurs enquêtes, une appropriation du processus, et, au final, de meilleures données », a expliqué Carolyn. « L’autre point était d’améliorer la communication avec le personnel et les étudiants au sujet des enquêtes, et de nous concentrer sur notre capacité à boucler la boucle de Feedback. Auparavant, c’était très manuel et en dehors du système d’enquête ; cela reposait donc sur le fait que des personnes effectuent une action et que le Feedback revienne aux étudiants. Nous voulions cette source unique de vérité, afin que les personnes sachent que, si elles veulent leurs informations sur leurs enquêtes, elles voient exactement où aller, puisque tout est regroupé au même endroit. »

L’objectif était de passer d’un « processus largement opaque » à quelque chose de beaucoup plus transparent et plus simple à gérer. Carolyn a précisé : « Pour y parvenir, nous avons dû intégrer la solution retenue à notre système de gestion des dossiers étudiants, SITS, VLE, Blackboard Ultra, et à la solution de portail MyDay. Nous voulions aussi créer un tableau de bord Feedback afin de disposer d’un reporting centralisé et d’un accès à ces données dans la durée. Explorance Blue fait tout cela, et c’était notre partenaire de premier choix. »

Les premières enquêtes ont démarré avec une enquête de Feedback au niveau des programmes en octobre 2021, suivie d’une enquête auprès des employeurs d’apprentis, puis de 450 évaluations de modules avant janvier 2022. Elles ont permis de mettre en place une structure de reporting interne alignée sur les rôles du personnel, permettant aux responsables de cursus de réagir plus rapidement. « Un impact immédiat a été que les étudiants ont pu accéder à l’enquête directement depuis le VLE », a déclaré Carolyn. « Avant, nous devions compter sur le fait que les étudiants cliquent sur un lien dans leur e-mail ; avec la première enquête, nous avons donc constaté une amélioration des taux de réponse et recueilli 1,000 réponses de plus que l’année précédente. »

Début 2023, les progrès se sont poursuivis. « Nos taux de réponse à notre enquête de Feedback précoce sont passés de 32 % à 36 %, nos évaluations de modules du premier semestre ont atteint 42 % contre 32 % en 2022, et notre boucle de Feedback bouclée au semestre 1 a atteint 60 % », a indiqué Carolyn. « Nous avons aussi mené notre pilote d’évaluation de modules avec quelques facultés (en utilisant une enquête unique sur l’ensemble du cours plutôt que pour chaque module), ce qui a généré jusqu’ici un taux de réponse global de 30 %, avec un groupe pilote atteignant un taux de réponse de 52 %. Là encore, la valeur de Blue est que, dans le temps, il nous a permis d’essayer ces approches assez facilement. »

Carolyn a ajouté : « Du point de vue du personnel, nous avons rapidement pu fournir les résultats directement via Blue au niveau de chaque cours, puis agrégés au niveau de la faculté et ensuite au niveau global de l’université, et nous pouvons les diffuser très rapidement. Les responsables de module ont une appropriation du dispositif, notamment en ajoutant leurs propres questions ciblées grâce à la personnalisation des questions ; ils ont ainsi le sentiment d’obtenir des données utiles pour leurs besoins, en plus des questions générales sur le module. En 2026, une suite d’enquêtes est gérée dans Explorance Blue : Course Check-in ; Course Experience Survey ; End of Module Evaluations. Chaque enquête a un objectif spécifique, fournit des analyses tout au long du cycle de vie étudiant et soutient la clôture de la boucle de Feedback. »

Résultats : hausse des taux de réponse, reporting rapide et capacité à boucler la boucle

Cinq ans plus tard, le partenariat de l’Université avec Explorance s’est renforcé, avec des résultats probants : les taux de réponse au Feedback des modules sont passés de 29 % au semestre 1 de 2021-22 à une moyenne de 49 % aujourd’hui, et les enquêtes au niveau des programmes sont passées de moins de 30 % à plus de 55 %.

La mise en œuvre de Blue a permis de :

• Passer des enquêtes papier aux enquêtes en ligne.
• Améliorer la visibilité et la précision des données.
• Proposer un point d’accès unique pour le personnel et les étudiants.
• Mettre en place un reporting des résultats segmenté par rôle/fonction.
• Mettre en œuvre la clôture de la boucle de Feedback.
• Communiquer les résultats directement au personnel et aux étudiants.

« Le chemin parcouru entre notre point de départ et aujourd’hui représente un changement vraiment significatif », a résumé Carolyn. « Ce projet a clairement été d’envergure, et il a profondément fait évoluer notre manière d’utiliser et de gérer nos enquêtes. Notre approche du reporting et de l’analyse permet une diffusion rapide des résultats, et la voix des étudiants est visible à tous les niveaux de l’Université. Les résultats ne sont pas limités au personnel enseignant : la visibilité des données suscite des échanges, et les résultats entraînent des améliorations. Explorance est un partenaire idéal. »