Supprimer les processus manuels et améliorer la compréhension des données grâce à Explorance Blue à l'École d'économie de Stockholm

À propos de la Stockholm School of Economics

La Stockholm School of Economics (SSE) est une école de commerce européenne de premier plan située à Stockholm, en Suède, qui accueille environ 2 000 étudiants. Fondée en 1909, la SSE est reconnue pour sa solide réputation académique, son ouverture sur le monde et sa collaboration étroite avec le monde de l'entreprise. L'établissement propose une gamme complète de programmes, notamment des licences, des masters, des MBA, des doctorats et des formations pour cadres. En mettant l'accent sur l'excellence de la recherche et l'impact sur le monde réel, la SSE prépare les étudiants les plus brillants à jouer un rôle de premier plan dans une économie mondiale en constante évolution et axée sur les données.

Le défi : des processus manuels qui freinent l'analyse des données et la scalabilité

À la Stockholm School of Economics, une base solide pour l'évaluation des programmes était déjà en place. L'établissement avait mis au point un système d'assurance qualité stable et maîtrisait parfaitement la collecte de données. Cependant, la manière dont ces données étaient gérées posait d'importants défis opérationnels.

Les processus d'évaluations de l'enseignement d'Explorance s'appuyaient sur une base de données développée en interne qui nécessitait une intervention manuelle importante. Les données devaient être transférées d'un système à l'autre pour la gestion des enquêtes, ce qui entraînait des inefficacités et allongeait le temps nécessaire à la gestion des évaluations.

Comme l'explique Assia Viachka, coordinatrice qualité à la SSE :

« Nous utilisions une base de données locale développée en interne. Cela impliquait beaucoup de travail manuel, avec le transfert de données d'une base de données à une autre pour la gestion des enquêtes. »

Ces flux de travail manuels rendaient difficile l'extension des efforts d'enquête à l'ensemble de l'établissement. Les équipes administratives consacraient un temps précieux à des tâches répétitives telles que la collecte, l'exportation et le traitement des données, au lieu de se concentrer sur l'analyse et l'amélioration.

Plus important encore, cette approche retardait l’accès aux informations. Le Feedback issu des évaluations de l'enseignement n’était pas immédiatement disponible, ce qui limitait la capacité de l’établissement à réagir rapidement et à prendre des décisions opportunes, fondées sur des données.

Malgré la forte culture des données de la SSE, le manque d’automatisation et d’intégration empêchait de tirer pleinement parti des informations. L’établissement avait besoin d’une solution plus efficace et centralisée, capable de réduire la charge de travail manuelle, de rationaliser les opérations et de fournir des informations plus rapides et plus exploitables.

La solution : un écosystème de Feedback entièrement intégré et automatisé avec Blue

Pour relever ces défis, SSE a mis en place Explorance Blue, une solution conçue pour automatiser les processus d'enquête et s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants.

L'un des principaux facteurs à l'origine de cette décision était la capacité de Blue à s'intégrer à l'infrastructure centrale de SSE, notamment son système de gestion de l'apprentissage (Canvas), son système d'information sur les étudiants et sa plateforme de gestion de la relation client (CRM).

Comme l'a souligné Viachka, « L'intégration est précisément la raison pour laquelle nous avons choisi Blue et le principal avantage au départ. »

Cette intégration a éliminé le besoin de transferts manuels de données, en regroupant toutes les données liées aux enquêtes dans un système centralisé. En conséquence, SSE a pu automatiser l’ensemble du cycle de vie de ses enquêtes — de la distribution à la collecte des données et à la production de rapports —, réduisant ainsi considérablement la complexité administrative.

Blue a également mis en place un système de rapports automatisés et standardisés, permettant à l’établissement de générer des analyses agrégées au niveau des programmes, des départements et de l’école. Les rapports pouvaient désormais être diffusés de manière efficace et cohérente, garantissant ainsi aux parties prenantes un accès sans délai aux informations dont elles avaient besoin.

Au-delà de l’automatisation, Blue a renforcé l’engagement grâce à des fonctionnalités avancées. Le suivi des taux de réponse a permis aux administrateurs de surveiller la participation en temps réel et d’assurer le suivi auprès des personnes n’ayant pas répondu à l’aide de rappels ciblés.

« Le suivi des taux de réponse est d’une grande aide : il nous permet de savoir qui n’a pas répondu et d’assurer un suivi direct auprès de ces personnes. »

De plus, la fonctionnalité de personnalisation des questions a permis au corps enseignant de personnaliser les questions des enquêtes, ce qui a renforcé son implication et rendu les évaluations plus pertinentes.

En réfléchissant à l’impact global de la plateforme, Viachka a déclaré : « La collecte, l’exportation et le traitement des données prennent du temps. Blue nous a fait gagner du temps et a regroupé toutes les informations en un seul endroit. »

Ensemble, ces fonctionnalités ont transformé les processus d’évaluation de la SSE en un écosystème rationalisé, automatisé et convivial.

Résultats : des informations plus rapides, une charge de travail réduite et un engagement accru

La mise en œuvre de Blue a apporté des améliorations immédiates et tangibles à SSE. En supprimant les processus manuels, l’établissement a considérablement réduit le temps nécessaire à la gestion des enquêtes et au traitement des données. Les équipes administratives ont été libérées des tâches répétitives, ce qui leur a permis de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

« Tout est tellement plus simple avec Blue, sans les processus manuels. »

L'un des résultats les plus marquants a été la rapidité avec laquelle les informations ont pu être générées. Grâce à la mise en place de rapports automatisés, SSE pouvait désormais accéder aux résultats d'évaluation presque immédiatement après la fin des cours.

« Le fait de pouvoir communiquer les résultats presque immédiatement après la fin des cours nous permet de réagir et d'apporter des changements rapidement. »

Cette évolution a permis une prise de décision plus rapide et une approche plus réactive pour améliorer les programmes et l'expérience des étudiants.

La plateforme centralisée a également amélioré la visibilité au sein de l’établissement. Les rapports agrégés ont fourni une vue d’ensemble complète des performances à plusieurs niveaux, favorisant une planification stratégique mieux informée.

Les niveaux d’engagement ont augmenté tant chez les étudiants que chez les enseignants. Le suivi des taux de réponse et les rappels ciblés ont contribué à stimuler la participation, tandis que les enquêtes personnalisables ont encouragé les enseignants à jouer un rôle plus actif dans le processus d’évaluation.

Bien que SSE n’en fût encore qu’à ses débuts — après seulement un an d’utilisation de Blue —, les avantages étaient déjà évidents. L'établissement avait non seulement rationalisé ses processus, mais aussi créé les conditions nécessaires pour étendre ses initiatives de Feedback. Grâce à la réduction de la charge de travail manuelle, le SSE pouvait désormais mener davantage d'enquêtes et explorer de nouvelles opportunités, notamment des initiatives axées sur l'expérience des étudiants internationaux et une meilleure compréhension globale de l'établissement.

Comme l'a conclu Viachka :

« Je recommanderais Blue à d'autres établissements… cet outil permet de gagner beaucoup de temps tout en améliorant la qualité des rapports. »