De plusieurs heures à quelques minutes : Alamo Colleges automatise plus de 9 000 évaluations de l'enseignement grâce à Explorance Blue

À propos du district Alamo Colleges

Basé à San Antonio, au Texas, le district Alamo Colleges est un réseau de cinq collèges communautaires indépendants accrédités qui accueillent chaque année plus de 100 000 étudiants. Avec une population étudiante très diversifiée et défavorisée sur le plan économique, Alamo joue un rôle essentiel dans l'élargissement de l'accès à l'enseignement supérieur, aux qualifications professionnelles et aux possibilités de transfert vers des établissements d'enseignement supérieur de quatre ans dans tout le Texas.

Le défi : gérer une complexité considérable avec des ressources limitées

Chaque semestre, Alamo Colleges était confronté à la tâche colossale de gérer les Évaluations de l'enseignement pour plus de 9 000 cours, 74 départements et 20 parties de semestre qui se chevauchaient, tout en garantissant l'exactitude des données, l'accès du corps enseignant et la production de rapports en temps opportun.

La gestion manuelle de dizaines de projets pour recueillir ces commentaires n'était pas viable et entraînait des incohérences et une charge de travail importante, en particulier avec un personnel limité et une structure académique très décentralisée. Le défi n'était pas seulement technique, il était structurel, et l'équipe avait besoin d'une approche plus évolutive. Une approche capable de gérer la complexité sans supervision manuelle constante.

La solution : automatisation grâce aux données, à la hiérarchie et à quelques clics

Pour faire face à la complexité de l'évaluation à l'échelle de cinq collèges et de milliers de cours, Steven A. Szeszko II, responsable fonctionnel des processus au bureau du vice-chancelier chargé de la réussite scolaire de l'Alamo Colleges District, a mené les efforts visant à automatiser entièrement le processus d'évaluations de l'enseignement d'Alamo à l'aide d'Explorance Blue (https://www.explorance.com/products/blue).

Au cœur de cette solution se trouvait une intégration transparente avec Ellucian Banner, le système d'information sur les étudiants de l'établissement. L'équipe informatique d'Alamo a développé des scripts qui extraient les données relatives aux inscriptions, aux cours, aux utilisateurs et à la hiérarchie de Banner vers huit sources de données structurées, qui sont mises à jour quotidiennement et directement intégrées à Blue. Cela garantit que le système d'évaluation reflète toujours les derniers ajouts, suppressions et affectations de cours sans nécessiter de mise à jour manuelle.

Grâce à des données fiables, Blue gère automatiquement la distribution des enquêtes. Les dates de début et de fin sont attribuées de manière dynamique en fonction de la partie du semestre, tandis que des déclencheurs ajoutent des questions supplémentaires pour certains types de cours, comme les laboratoires. Afin de soutenir le modèle décentralisé d'Alamo, les identifiants des universités sont ajoutés aux noms des départements et des matières afin de garantir un acheminement et un reporting corrects. La génération de rapports est également entièrement automatisée. Les enseignants reçoivent des rapports individuels après la publication des notes, et les responsables de département ont accès à des tableaux de bord mis à jour en permanence.

Blue gère automatiquement :**

• La distribution des enquêtes
• Les mises à jour des inscriptions
• Le suivi des réponses
• Les rappels
• La livraison des rapports

Le résultat : un modèle évolutif et reproductible pour l'automatisation des enquêtes

Aujourd'hui, le processus d'évaluations de l'enseignement d'Alamo n'est pas seulement rationalisé, il est entièrement automatisé. Ce qui était autrefois une opération fastidieuse nécessitant des dizaines d'heures chaque trimestre a été réduit à un flux de travail simple et reproductible qui ne prend que 20 minutes à réaliser avec Blue. « Lorsque je configure un trimestre, il me faut environ 20 minutes pour mettre en place le projet et configurer nos trois rapports », explique M. Szeszko.

Les enseignants disposent désormais de tableaux de bord en temps réel et de codes QR pour favoriser l'engagement en classe, tandis que les administrateurs bénéficient de rapports mis à jour en permanence. Pour Alamo, l'automatisation ne se résume pas à un gain de temps. Elle est synonyme de cohérence, de clarté et de confiance dans le processus de retour d'information. « En quelques clics de souris, tout se résume littéralement à cela », conclut M. Szeszko.