Automatisation à grande échelle des évaluations de l'enseignement avec Explorance Blue : l'université de Saint-Gall

À propos de l'Université de Saint-Gall (HSG)

L'Université de Saint-Gall (HSG) est un établissement d'enseignement et de recherche de premier plan en Suisse, spécialisé dans la gestion, l'économie, le droit, les sciences sociales, les affaires internationales et l'informatique. Avec plus de 30 instituts et centres de recherche, la HSG propose chaque semestre plus de 800 cours de premier cycle et de troisième cycle et accueille environ 9 000 étudiants.

La HSG détient la prestigieuse accréditation « triple couronne » (AACSB, AMBA et EQUIS) et se classe régulièrement parmi les meilleures écoles de commerce au monde.

Le défi : passer de processus manuels à des informations exploitables en temps opportun

Avant d'adopter Explorance Blue, HSG s'appuyait sur des évaluations de l'enseignement sur papier et des analyses basées sur des tableurs. Cette approche nécessitait un travail manuel considérable et retardait considérablement l'accès aux résultats. Les responsables de programme ne recevaient souvent les données d'évaluation qu'à la fin du semestre, ce qui limitait leur capacité à donner suite aux commentaires des étudiants en temps opportun.

« Auparavant, nous utilisions des enquêtes papier. Les données requises étaient toutes collectées à l'aide de tableurs, ce qui était un processus manuel et fastidieux », explique Kristin Huber, experte en développement de la qualité à la HSG.

Ces retards posaient un défi pour la prise de décision académique, car les résultats des évaluations déterminent directement si un cours sera proposé à nouveau, sous quelle forme, et comment les enseignants seront soutenus ou reconduits dans leurs fonctions. Dans le même temps, la HSG devait garantir une transparence totale quant aux personnes autorisées à accéder aux résultats des évaluations, une exigence essentielle en vertu des réglementations strictes de la Suisse en matière de protection des données et des directives de l'université en matière de développement de la qualité.

À mesure que le volume des évaluations augmentait, les responsables de programmes ont également demandé des rapports supplémentaires, alourdissant encore la charge administrative. La HSG a reconnu la nécessité d'un système d'évaluation entièrement automatisé, capable de s'intégrer aux plateformes universitaires existantes tout en permettant un partage plus rapide et plus structuré des informations au sein de l'établissement.

La solution : automatisation des évaluations de l'enseignement avec Explorance Blue

Après un projet pilote réussi en 2018, HSG a choisi Explorance Blue pour gérer les évaluations de l'enseignement à l'échelle de l'établissement. Les capacités d'automatisation de Blue, qui couvrent la configuration des enquêtes, la collecte de données, l'analyse et la distribution des rapports, ont été déterminantes dans cette décision.

Blue a permis l'automatisation complète des données provenant de notre système d'information sur les étudiants, Un IT, qui est intégré à notre système de gestion de l'apprentissage, Canvas », a souligné Kristin.

Blue a permis à HSG de mettre en place un processus d'évaluation décentralisé mais cohérent, permettant aux enseignants de lancer les évaluations au moment opportun pour leurs cours, tout en garantissant que les résultats soient fournis dans le respect des directives institutionnelles définies. Au fil du temps, les questions des enseignants ont diminué, les exigences de suivi ont baissé et la participation volontaire aux évaluations a augmenté de manière constante, ce qui est un indicateur important de l'adhésion croissante.

Pour répondre aux questions de transparence et de gouvernance, HSG a introduit une nouvelle hiérarchie institutionnelle au sein de Blue, accordant l'accès aux résultats des évaluations en fonction du rôle plutôt que du nom des individus.

« Nous créons une hiérarchie institutionnelle basée non pas sur le nom de la personne, mais sur son titre, de sorte que seuls les responsables de programme peuvent voir les résultats », a expliqué Kristin. « Cela nous aide à garantir la transparence et la continuité, même en cas de rotation du personnel. »

Les enseignants ont conservé leur flexibilité dans la fixation des périodes d'évaluation, tandis que les responsables de programme et la direction ont obtenu un accès synchronisé aux informations pour l'analyse des tendances et la supervision académique.

Le résultat : des rapports plus rapides, un engagement plus fort et une culture axée sur le retour d'information

Avec Explorance Blue, les formateurs reçoivent désormais leurs rapports d'évaluation dans les 24 heures suivant l'atteinte du seuil minimum de réponses, contre plusieurs semaines ou mois avec l'ancien processus manuel. Les responsables de programme peuvent accéder à des informations en temps quasi réel pour éclairer leurs décisions en matière de conception des cours, de formats de prestation et de développement des formateurs.

« Les évaluations sont l'un des critères qui déterminent si un cours sera proposé à nouveau ou non, et sous quelle forme », explique Kristin. « Si les responsables de programme ne reçoivent pas les données assez rapidement pour prendre des décisions éclairées, l'ensemble du processus est ralenti. »

Blue a également favorisé l'émergence d'une culture du feedback plus ouverte et plus engagée à la HSG. Les enseignants sont encouragés à discuter des résultats avec les étudiants, ce qui renforce la confiance et boucle la boucle du feedback.

« La politique générale consiste à demander aux enseignants de discuter des commentaires avec les étudiants », explique Joris de Vries, spécialiste en gestion des données et processus informatiques. « Les étudiants s'impliquent ainsi davantage dans les questions liées à la qualité des cours. »

Au-delà des évaluations standard de l'enseignement, l'automatisation a libéré les capacités institutionnelles pour soutenir l'analyse qualitative de l'enseignement plus petit et explorer de nouveaux modèles de commentaires, notamment les évaluations au niveau des modules.

« L'approche électronique et automatisée nous a permis de consacrer du temps à d'autres domaines du département », ajoute Kristin. « Nous avons désormais la capacité de développer de nouveaux outils de feedback et d'évaluation en plus des évaluations de l'enseignement. »

Ensemble, ces résultats ont permis à la HSG de passer d'un processus d'évaluation manuel intensif à une approche évolutive, transparente et axée sur les informations, favorisant l'amélioration continue, le développement professionnel et l'excellence académique dans l'ensemble de l'établissement.