Réduction du temps d'analyse de 3 semaines à 5 minutes à l'université de Kingston grâce à Explorance MLY & Blue

À propos de l'université de Kingston

L'université de Kingston accueille une communauté diversifiée de plus de 20 000 étudiants issus de 140 pays. Son engagement en faveur d'un enseignement de haute qualité, offrant une expérience étudiante exceptionnelle et aidant les étudiants à obtenir leur diplôme, a été récompensé par la note « Gold » dans les trois catégories du Teaching Excellence Framework (TEF). Elle fait partie des 26 établissements d'enseignement supérieur du Royaume-Uni à avoir obtenu cette distinction. Grâce à son programme Future Skills, leader dans son secteur, les étudiants développent les compétences centrées sur l'humain les plus appréciées par les employeurs, parallèlement à leur apprentissage spécifique à leur discipline.

Le défi : moderniser et adapter le processus de retour d'information des étudiants

En 2017, l'université de Kingston a pris la décision stratégique de réintroduire les questionnaires d'évaluation des modules (MEQ) dans son portefeuille d'enquêtes auprès des étudiants.

Initialement administrés sur papier, les MEQ sont passés à un format exclusivement en ligne en l'espace de 18 mois grâce à Explorance Blue. L'intégration de Blue à Canvas, l'environnement d'apprentissage virtuel de l'université, a joué un rôle essentiel dans cette transition.

En 2024, Kingston a souscrit à Explorance MLY afin de faciliter l'analyse des commentaires issus de l'enquête nationale auprès des étudiants (NSS) et des MEQ.

La solution : collecter, analyser et exploiter efficacement un grand nombre d'avis d'étudiants grâce à Explorance Blue et MLY

• Blue

Les questionnaires d'évaluation des modules font partie des quatre évaluations institutionnelles qui relèvent de la compétence de l'équipe Student Voice de l'université. À l'aide de Blue, l'université a revu tous les MEQ en 2023 afin de les aligner sur les nouvelles questions du NSS.

« Les MEQ sont un moyen important de collecter des données et le Feedback des étudiants sur les modules et leur expérience », explique Rebecca Hampstead, responsable de l'équipe Student Voice. « À Kingston, nous adoptons une approche intégrée des systèmes, des données et des indicateurs. Nous avons intégré le logiciel Explorance Blue à notre entrepôt de données, à notre système de dossiers étudiants et à Canvas ; nous avons intégré les MEQ au processus annuel de suivi et d'amélioration ; et nous avons intégré les MEQ à la conversation institutionnelle plus large autour des indicateurs, tant internes qu'externes. Notre approche a amélioré l'accès et la compréhension de nos données MEQ, et la manière dont nous avons pu améliorer l'expérience des étudiants en conséquence. »

En juillet 2024, l'équipe Student Voice a étendu l'application de Blue en lançant l'enquête sur l'expérience de la cérémonie de remise des diplômes afin de soutenir l'équipe événementielle de l'université dans sa mission d'amélioration des cérémonies de remise des diplômes.

« Explorance Blue est un outil d'évaluation des modules très efficace depuis plus de huit ans à l'université de Kingston, et nous avons étendu son utilisation afin de commencer à exploiter tout son potentiel en tant que plateforme d'information sur l'expérience des étudiants », a déclaré Rebecca.

« Nous voulons nous assurer que nous offrons aux étudiants la meilleure expérience possible lors de la remise des diplômes, mais pour cela, nous avons également besoin de données pour prendre des décisions éclairées et comprendre tout ce qui concerne l'expérience des diplômés, de la cérémonie elle-même au service de photographie et à la location de toges. Cela se fait sous la forme d'une enquête sur l'expérience de la remise des diplômes qui, après un faible taux de réponse lors de sa réintroduction sur Microsoft Forms, est désormais réalisée dans Blue afin de stimuler l'engagement et d'automatiser les processus. »

• MLY

Kingston a découvert MLY pour la première fois lors de la conférence Explorance Student Voices in Higher en 2023, avant de mettre en œuvre la solution en 2024. Cet été-là, l'université a utilisé MLY pour analyser les commentaires du NSS et de l'évaluation des modules. En ajoutant MLY à l'écosystème de Feedback de l'université, Kingston a également déployé l'accès aux tableaux de bord MLY pour permettre au personnel d'accéder à l'analyse IA.

Rebecca a déclaré : « Nous avons choisi MLY pour plusieurs raisons : rapidité, cohérence et efficacité. Il était facile à utiliser, rapide à mettre en œuvre et permettait un gain de temps et de personnel considérable. Il est également conçu spécifiquement pour l'enseignement supérieur. Créé à l'origine pour les universités, MLY répondait parfaitement à nos besoins. De plus, la sécurité des données était un facteur clé, car nos données restent chez nous. Enfin, nous avons été séduits par son potentiel d'intégration, notamment compte tenu de notre utilisation actuelle de Blue pour les enquêtes et de la possibilité d'une intégration future entre les deux plateformes. »

Elle a révélé qu'avant d'utiliser MLY, deux membres du personnel passaient trois semaines à examiner les 3 321 commentaires reçus en réponse à l'enquête nationale auprès des étudiants de 2024. Avec MLY, ce même processus prend environ cinq minutes. « Nous avions l'habitude de coder manuellement les commentaires du NSS dans des feuilles de calcul », a déclaré Rebecca. « L'analyse prenait beaucoup de temps et de ressources et nous empêchait de fournir rapidement des informations. Grâce à MLY, nous avons pu, pour la première fois, fournir des informations qualitatives le jour même à la direction. »

Au sujet des MEQ, Rebecca ajoute : « Avec 26 340 commentaires reçus dans le cadre des enquêtes d'évaluation des modules pour la seule période 2023-2024, nous n'avions jamais analysé de manière exhaustive tous les commentaires d'évaluation des modules de manière centralisée, et notre capacité d'analyse centralisée était très limitée. Selon les normes NSS, cela nous aurait pris environ 26 semaines. Avec MLY, l'analyse des commentaires a pris environ 15 à 20 minutes, ce qui signifie que nous avons pu fournir pour la première fois des informations qualitatives sur les commentaires d'évaluation des modules dans des rapports de haut niveau. »

Le résultat : améliorer l'expérience des étudiants grâce à l'analyse du Feedback en temps réel

L'engagement MEQ a atteint son apogée en juillet 2025, Blue permettant un suivi facile des réponses en direct et une analyse détaillée du niveau de l'établissement à celui des modules.

« Fondamentalement, Blue nous a donné la possibilité d'améliorer l'expérience des étudiants grâce à des données précises et accessibles », explique Rebecca. « En utilisant les données de Blue dans nos tableaux de bord internes, cela nous permet, en tant qu'équipe, de surveiller en permanence l'expérience des étudiants à tous les niveaux de notre offre, de nous concentrer plus facilement sur les domaines à améliorer et de donner au personnel les moyens de mettre en œuvre plus facilement des changements. »

Après avoir introduit avec succès le MLY, Kingston est en mesure d'effectuer pour la première fois une analyse du NSS, ainsi que d'analyser les commentaires du MEQ.

Résumant les avantages de MLY, Rebecca déclare : « En permettant de gagner du temps et d'identifier plus rapidement les domaines de faible satisfaction, MLY permet une analyse en temps réel du Feedback et des réponses plus rapides au Feedback. Il élimine le besoin de coder manuellement les commentaires, ce qui nous libère du temps pour nous concentrer sur les priorités stratégiques, tout en fournissant des informations plus efficaces et cohérentes pour améliorer l'expérience des étudiants. Grâce à l'accès du personnel à l'analyse MLY, la propriété des informations est intégrée dans différents domaines de l'université. »

En novembre 2025, Kingston a reçu le prix « Passion » décerné aux équipes lors des Explorance Customer Excellence Awards pour saluer ces réalisations.