De décentralisé à unifié : comment Boston University a mis en place un système d'évaluation centralisé avec Explorance Blue

À propos de Boston University

Boston University (BU) est un important établissement privé de recherche situé à Boston, dans le Massachusetts, qui accueille plus de 37 000 étudiants et emploie environ 11 000 enseignants et membres du personnel. Membre de l'Association of American Universities (AAU) et université classée R1, la BU accorde depuis longtemps la priorité à l'innovation dans l'enseignement et l'apprentissage. Elle compte 17 écoles et collèges, ainsi qu'une faculté distincte d'informatique et de science des données répartie sur trois campus urbains, dont un site médical et une école d'éducation.

Processus décentralisés, résultats disparates

Avant 2023, le processus d'évaluation des cours de Boston University (BU) course evaluation était très décentralisé. « Presque toutes faisaient leur propre travail », explique Kevin Wiles, administrateur de la plateforme, en référence aux 17 unités académiques de l'université. Chaque école avait une autonomie totale sur ses évaluations, ce qui entraînait des données incohérentes et un manque de supervision institutionnelle.

Certaines unités n'utilisaient pas systématiquement les évaluations, tandis que d'autres leur accordaient une grande importance dans les décisions de promotion et de titularisation. L'absence de politiques communes a également soulevé des questions de confidentialité, en particulier dans les petites classes où les enseignants pouvaient facilement identifier les réponses des étudiants. Parallèlement, les étudiants n'étaient pas conscients de l'objectif et de l'impact des évaluations : « Beaucoup d'étudiants ne savent pas que les évaluations peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience en classe ou le style d'enseignement des professeurs », explique Kevin.

En plus de ces problèmes culturels et structurels, l'université de Boston a dû faire face à d'importantes transitions techniques. L'établissement migrait vers un nouveau système d'information sur les étudiants (SIS), CampusSolutions, et mettait à niveau son LMS vers Blackboard Ultra. « Nous avons dû intégrer notre ancien SIS en sachant que quelques mois plus tard, nous allions procéder à une nouvelle intégration avec notre nouveau SIS », a fait remarquer Kevin. Les changements de direction, un essai de plusieurs années avec un ancien fournisseur et la pandémie de COVID-19 ont tous contribué à retarder davantage une réforme significative.

La solution : jeter les bases d'un système d'évaluation unifié avec Explorance Blue

En 2023, Boston University a lancé la mise en œuvre d'Explorance Blue (https://www.explorance.com/products/blue) comme base d'un système centralisé d'évaluations de l'enseignement sur son campus principal. Blue est devenu la plateforme centrale permettant de rationaliser les flux de travail d'évaluation et d'intégrer les principaux systèmes institutionnels.

Sa flexibilité a permis à l'université de Boston d'introduire de nouvelles politiques d'évaluation à l'échelle de l'université, notamment des séries de questions standardisées et des règles d'accès claires régissant qui pouvait consulter les données d'évaluation et à quel moment. Comme l'explique Kevin Wiles, « nous avons commencé à mettre en place des seuils de réponse... auparavant, les enseignants pouvaient consulter les rapports quoi qu'il arrive ».

Grâce à une intégration transparente avec le système d'information sur les étudiants de l'université de Boston, Blue a permis d'automatiser des processus auparavant manuels, notamment la planification des évaluations en fonction des dates de début et de fin des cours. Les délais d'évaluation ont également été alignés sur la durée des cours : « S'il s'agit d'un cours standard, nous accordons deux semaines. Les cours d'une journée bénéficient de trois jours. » La plateforme a également permis de mettre en place une structure de reporting hautement configurable, offrant un accès personnalisé aux professeurs, aux présidents et aux doyens, et fournissant les bonnes données aux bonnes personnes.

Le résultat : des données disparates à une action coordonnée

Pour la première fois, Boston University a pu évaluer l'efficacité de l'enseignement dans l'ensemble de l'établissement. « Nous avons pu examiner Boston University dans son ensemble », a déclaré Kevin Wiles, soulignant le passage d'évaluations isolées et spécifiques à chaque école à une vision unifiée de l'efficacité de l'enseignement dans tous les collèges. Cette approche centralisée a permis à l'université d'identifier des tendances, de comparer les départements et d'aligner les informations sur des objectifs académiques plus larges.

Les rapports cohérents et structurés de Blue ont également facilité le traitement des problèmes dès leur apparition. « À mesure que les commentaires nous parvenaient, nous avons pu trier les informations... et changer les choses », explique Kevin.

Les données sont devenues exploitables par les professeurs, les directeurs de département et les doyens, qui ont accès à des rapports personnalisés adaptés à leurs fonctions. Les rapports dynamiques ont remplacé la distribution manuelle, rationalisant les processus et réduisant la charge de travail administratif.

Malgré la complexité et une certaine résistance au changement, la transition s'est avérée fructueuse. « Nous n'obtiendrons jamais un consensus à 100 % qui satisfasse tout le monde », a reconnu Kevin, « mais nous savons que les avantages l'emportent sur les inconvénients. En fin de compte, c'est bénéfique pour tout le monde dans son ensemble. »