Optimiser l'analyse de l'apprentissage : Stratégies pour augmenter les taux de réponse aux enquêtes

La réussite d'un programme d'analyse de l'apprentissage repose sur la capacité à collecter des données. Plus les taux de réponse à vos enquêtes de formation sont élevés, plus vous pouvez avoir confiance dans l'exactitude des données. Nous espérons que vous trouverez ici un guide précieux des meilleures pratiques de l'industrie de la formation pour augmenter les taux de réponse aux enquêtes.

Learning Analytics : Mesurer les taux de réponse et fixer des objectifs

Pour améliorer les taux de réponse, la première étape consiste à comprendre le pourcentage d'apprenants qui soumettent des enquêtes. Lorsque vous mesurez les taux de réponse, commencez par séparer les données en catégories selon le type d'enquête et la méthode de diffusion. Déterminez les taux de réponse historiques pour chacune de ces catégories et leur tendance.

Après avoir recueilli les données, il est important de fixer des objectifs pour les taux de réponse. Vous fixerez certainement des objectifs différents selon le type d'enquête et la méthode de diffusion. Vous pouvez également fixer des objectifs distincts pour vos événements d'apprentissage récurrents et pour vos programmes stratégiques, visibles ou coûteux. En fixant vos objectifs, posez-vous les questions suivantes :

• Quel taux de réponse estimons-nous nécessaire pour tirer des conclusions raisonnables en ce qui concerne la mesure de l'apprentissage au jour le jour ?
• Quel taux de réponse estimons-nous nécessaire pour un exercice de mesure plus approfondi ?
• Combien d'argent et de ressources sommes-nous prêts à engager pour augmenter les taux de réponse ?
• La direction exige-t-elle des taux de réponse minimums ?

Taux de réponse recommandés pour l'analyse

Le logiciel de mesure de l'apprentissage Explorance Metrics That Matter™ (MTM) recommande d'établir des seuils en fonction des différents besoins de mesure. Ce qui suit fournit quelques lignes directrices de base à suivre en fonction des différents besoins en matière de rapports et des scénarios où les données peuvent fournir une aide précieuse à la prise de décision.

Pour gérer les opérations de L&D ou un programme:

Tous les programmes devraient recueillir des enquêtes auprès de 65% de la population d'apprenants. Si les taux sont inférieurs à 65% ou aux objectifs fixés, il convient d'augmenter le taux de participation de 10% par an.

Pour gérer les didacticiels:

Lors de l'analyse des performances globales, il faut viser au moins 500 enquêtes. Pour l'analyse d'un cours spécifique, collectez au moins 30 enquêtes et obtenez un taux de réponse de 65 % ou plus. Si les taux pour les cours individuels sont inférieurs à 65 % ou aux objectifs fixés, visez une augmentation du taux de participation de 5 % par an et par cours.

Pour guider l'amélioration:

Même une simple enquête peut être utilisée pour fournir une anecdote de réussite ou une opportunité d'amélioration. Pensez à la valeur des étoiles et des commentaires des utilisateurs dans un magasin d'applications, ou lors de l'achat de livres en ligne. Ce type d'information peut aider les apprenants à choisir des activités d'apprentissage et à définir leurs attentes. D'autre part, un simple retour d'information constructif donne l'occasion de contacter un apprenant pour mieux comprendre un problème ou corriger une expérience négative.

Valeur marchande de la formation:

Pour démontrer la valeur d'un cours particulier ou d'un public spécifique (c'est-à-dire des groupes de clients internes/externes), recueillez au moins 30 enquêtes et obtenez un taux de réponse de 65 % ou plus.

Développer le contenu de l'enquête avec considération

Lorsque vous cherchez à augmenter les taux de réponse, l'objectif principal du contenu de votre enquête doit être de faire en sorte qu'il soit aussi facile que possible pour les personnes interrogées d'y répondre. Pour atteindre cet objectif, envisagez les approches suivantes :

• Rationalisez vos enquêtes en supprimant les questions qui ne seront pas utilisées dans les rapports.
• Pour les formations plus courtes, utilisez une version abrégée de votre enquête principale qui ne pose que les questions essentielles.
• Examinez chacune des questions de l'enquête pour vous assurer qu'elles sont claires, concises et qu'il est facile pour un étudiant d'y répondre.
• Fournissez les enquêtes dans les langues principales de tous vos apprenants. Si plusieurs langues sont utilisées par un public particulier, envisagez d'utiliser la fonctionnalité de version multilingue - une fonction disponible dans Explorance Metrics That Matter (https://explorance.com/products/metrics-that-matter/)™.
• Accepter les soumissions anonymes pour les enquêtes. Notez que cela pourrait avoir un impact négatif sur les enquêtes de suivi si les adresses électroniques ne sont pas collectées pour les soumissions anonymes.

Faciliter l'accès

Le moyen le plus efficace d'augmenter les taux de réponse aux enquêtes est de permettre aux personnes interrogées d'y accéder facilement et de disposer du temps nécessaire pour y répondre.

Accéder à l'enquête

Lorsqu'ils répondent aux enquêtes en utilisant Explorance Metrics That Matter™, les répondants peuvent accéder à l'enquête par plusieurs points d'accès :

Enquêtes pour la formation dispensée par un instructeur

Les formateurs doivent informer les apprenants au début du cours qu'ils seront invités à remplir des questionnaires et qu'ils leur donneront l'occasion d'exprimer leur avis sur l'événement. Les formateurs doivent également préciser que les commentaires sont utilisés pour améliorer la qualité de la formation pour les apprenants et partager une anecdote sur une action qui a été prise en raison des commentaires antérieurs. Le dernier jour de cours, le formateur doit rappeler l'importance de répondre aux enquêtes avant de fournir aux apprenants l'URL, le code QR ou le lien envoyé par courrier électronique.

Le temps nécessaire pour répondre aux enquêtes doit être prévu au milieu de la dernière journée ou à la dernière pause de la classe plutôt qu'à la toute fin de la classe, lorsque les apprenants sont impatients de partir. Cela permet aux apprenants de fournir un retour d'information réfléchi sans se sentir bousculés.

Si votre organisation utilise des invitations par courrier électronique, vous pouvez personnaliser l'objet et le corps du message pour le rendre unique à votre organisation. Communiquez l'importance du feedback des répondants dans le message et fixez des attentes quant au temps nécessaire pour compléter le questionnaire.

Explorance Metrics That Matter™ (https://explorance.com/products/metrics-that-matter/) peut également automatiser l'envoi d'un ou plusieurs courriels de rappel aux personnes interrogées qui n'ont pas répondu aux enquêtes qui leur ont été assignées dans un certain nombre de jours. Si les répondants peuvent ignorer le premier courriel, il est moins probable qu'ils ne prennent aucune mesure après en avoir reçu deux ou trois. De plus, les courriels peuvent inclure une copie carbone au responsable de l'étudiant si les informations relatives à l'inscription et au responsable sont téléchargées ou transmises via l'intégration de votre LMS.

Enquêtes pour l'eLearning

Pour l'eLearning, les méthodes courantes de diffusion de l'enquête sont les suivantes :

• Envoyer des courriels d'invitation à l'enquête à l'apprenant.
• Intégrer un lien vers l'enquête dans le contenu eLearning ou le portail de l'apprenant.
• Intégrer un lien de redirection pour diriger l'apprenant vers l'enquête une fois qu'il l'a terminée.
• Combinaison des éléments ci-dessus, de sorte que l'étudiant peut répondre à l'enquête dans le cadre de l'expérience d'apprentissage, mais qu'il sera invité à le faire dans un courriel s'il ne le fait pas.

Utiliser la communication

Pour augmenter les taux de réponse au sein d'une organisation, il faut faire comprendre aux apprenants qu'il est important qu'ils répondent aux enquêtes. Pour ce faire, il existe plusieurs approches différentes qui doivent être utilisées en conjonction les unes avec les autres :

• Lorsque les apprenants sont en classe, le formateur doit communiquer au début, au milieu et à la fin de la classe qu'ils recevront une enquête. L'instructeur doit expliquer comment l'enquête sera délivrée et pourquoi il est vital que les apprenants y répondent.
• Une autre communication en classe, sous la forme d'un document à distribuer, détaillera les informations relatives aux enquêtes de formation.
• Si les enquêtes sont accessibles par le biais de messages électroniques automatisés, personnalisez les messages électroniques pour les rendre uniques à votre organisation et communiquez votre message sur les raisons pour lesquelles les apprenants doivent répondre à l'enquête. Utilisez et personnalisez les courriels de rappel automatisés pour les apprenants qui ignorent le premier courriel d'invitation à l'enquête.
• Partagez les résultats des données collectées avec les apprenants afin qu'ils comprennent que les quelques minutes qu'ils prennent pour répondre à l'enquête sont du temps bien utilisé. Lorsque vous partagez les données de l'enquête avec les apprenants, veillez à les relier à l'impact sur l'emploi et aux résultats de l'entreprise. Idéalement, vous pouvez montrer l'amélioration au fil du temps dans ces domaines et donner aux apprenants le mérite de vous avoir aidé à réaliser ces améliorations.
• Obtenir l'adhésion et le soutien de la direction. Si les apprenants sont invités à répondre aux enquêtes non seulement par l'organisme de formation mais aussi par leurs responsables, les taux de réponse augmenteront probablement.
• Stimuler la concurrence entre les formateurs ou les unités commerciales en publiant des comparaisons des taux de réponse et en récompensant les plus performants. Les formateurs sont plus enclins à communiquer l'importance de répondre à l'enquête s'ils savent qu'ils sont responsables du taux de réponse de la classe. Les responsables d'unités commerciales peuvent être motivés en voyant le classement de leur groupe parmi les autres.

Explorance Metrics That Matter™ for Actionable Insights (Explorer les mesures qui comptent)

Explorance Metrics That Matter™ SmartSheets permet aux organisations de mettre rapidement en œuvre une approche robuste, crédible, automatisée et orientée vers l'action en matière d'analyse de l'apprentissage. Elles permettent aux organisations de s'appuyer sur des décennies de recherche et de perfectionnement, avec la certitude que les mesures sont valides et éprouvées. Alors que d'autres organisations utilisent leurs "feuilles de sourire" et ont des débats interminables sur la formulation des questions, les organisations qui adoptent les SmartSheets automatisées de MTM peuvent rediriger leurs énergies vers l'action : améliorer l'impact commercial de leurs programmes d'apprentissage et communiquer les prévisions et les résultats à leurs parties prenantes.