8 étapes pour augmenter les taux de réponse aux évaluations de cours : Stratégies des leaders de l'enseignement supérieur

Dans le guide d'Explorance A Guide to Increasing Course Evaluation Response Rates (https://lp.explorance.com/response-rates-guide), nous partageons les idées des responsables de l'enseignement supérieur qui ont réussi à améliorer l'engagement des étudiants dans les évaluations. Nos contributeurs offrent des conseils pratiques sur :

• Les étapes clés, allant de la planification des questions initiales à la communication et à l'engagement, pour soutenir l'engagement des étudiants et du personnel.
• La manière dont les questionnaires simplifiés et les changements apportés à la méthodologie d'évaluation favorisent l'interaction.
• L'importance d'allouer du temps pour le retour d'information en classe, ainsi que des exemples d'incitations innovantes pour l'achèvement.
• L'impact de l'intégration avec le LMS/VLE de l'institution sur les taux de réponse.
• Les approches de la communication continue, y compris la fermeture de la boucle du retour d'information.

Dans ce blog, nous résumons les huit étapes cruciales décrites dans le guide qui ont permis d'augmenter les taux de réponse aux évaluations de modules, aux évaluations de cours et à d'autres enquêtes sur les étudiants.

Contributeurs au guide des taux de réponse

Avant d'aborder les huit étapes, nous tenons à remercier les personnes qui ont contribué à la réalisation de ce guide. Les contributeurs représentent des institutions du monde entier, offrant une perspective diversifiée et perspicace sur l'optimisation des taux de réponse dans les universités dotées d'Explorance Blue. Leurs contributions collectives fournissent une riche tapisserie de meilleures pratiques, assurant une vue d'ensemble des stratégies d'optimisation de l'évaluation de cours (https://explorance.com/solutions/course-evaluations/) dans divers contextes éducatifs.

Leur expertise et leurs idées ont immensément enrichi notre compréhension des stratégies efficaces. Nous exprimons notre gratitude aux contributeurs suivants :

• Danielle Grenade et Emma Watson de l'Université de Northumbria, représentant la gouvernance et l'amélioration ainsi que la coordination de la qualité et de l'excellence de l'enseignement.
• Emma Dawes, Survey Insights Analyst, de l'Université de Newcastle, Australie.
• Mark Allinson, vice-chancelier adjoint (apprentissage et enseignement) de l'université de Bristol.
• Gail DePuy et Robert Goldstein, de l'université de Louisville, respectivement vice-présidente principale et vice-présidente chargée de l'évaluation et de l'aide à la décision/analyse de l'université.
• Amie Norden, conceptrice pédagogique principale, Carlson School of Management, Université du Minnesota.
• Daniel Glover, Services d'enquête et d'évaluation de l'université, Université du Minnesota.
• Carolyn Moir, responsable des enquêtes auprès des étudiants, représentant l'université de Worcester.
• Paul Keitley, responsable des systèmes d'enquête auprès des étudiants, de l'UNSW Sydney.
• Andy Yeo, directeur adjoint à l'école polytechnique Temasek.

8 étapes pour augmenter les taux de réponse aux évaluations de cours

1. Concentrez-vous sur votre série de questions

Une fois que les universités ont fixé leurs objectifs en matière de taux de réponse et défini leur méthodologie d'enquête, l'étape suivante consiste à rationaliser les enquêtes en réduisant ou en restructurant les séries de questions si nécessaire.

Alors que certains établissements bénéficient déjà de questions concises et courtes qui facilitent la promotion des enquêtes auprès des étudiants, d'autres se débattent avec des enquêtes plus longues contenant jusqu'à 200 questions et nécessitant environ 30 minutes pour être complétées.

Pour maintenir une solide culture du retour d'information, il faut éviter de trop interroger les étudiants. Pour améliorer les taux de réponse, les établissements adoptent des stratégies telles que la réduction du nombre total d'enquêtes ou la réduction de la durée des enquêtes individuelles.

2. Créer du temps pour le retour d'information en classe

Les responsables académiques sont encouragés à réserver du temps pendant leurs cours ou leurs séminaires pour que les étudiants puissent remplir les évaluations. Cela permet non seulement de s'assurer que les commentaires sont recueillis de manière efficace, mais c'est aussi l'occasion idéale de communiquer aux étudiants la manière dont leurs commentaires seront utilisés.

Il a été prouvé que l'intégration de sessions de feedback en classe a une influence positive sur les taux de réponse, établissant une base solide pour comprendre les expériences des étudiants et favorisant une culture d'écoute active et de réponse à la voix de l'étudiant.

Il convient de noter que dans certains établissements, les rapports de retour d'information ne peuvent être fournis au personnel qu'après que les étudiants ont reçu leurs notes, ce qui garantit que le processus de retour d'information n'a pas d'incidence sur les résultats scolaires.

3. Inciter à l'engagement

Les établissements doivent décider en connaissance de cause s'ils souhaitent mettre en place des mesures incitatives pour encourager les étudiants à répondre aux enquêtes, car cela s'est avéré efficace pour certains, mais pas pour tous. Il est important de noter qu'il ne s'agit pas d'avoir de gros budgets ; les universités peuvent explorer des moyens inventifs de tirer parti de leurs installations et activités quotidiennes pour offrir aux étudiants des opportunités distinctives, favorisant ainsi l'engagement d'une manière unique.

Il est essentiel d'impliquer le personnel enseignant dans la proposition de prix et les étudiants dans la sélection des incitations qu'ils préfèrent. Parmi les exemples d'incitations utilisées, citons les visites, les expériences uniques, les cartes annuelles de stationnement gratuit, les abonnements à des salles de sport et les bons d'achat pour des produits alimentaires et des commerces de détail sur le campus. En faisant preuve de créativité et en impliquant la communauté universitaire, les établissements peuvent accroître la participation sans dépendre uniquement de budgets extravagants.

4. Intégrer les enquêtes au LMS/VLE

L'intégration des enquêtes dans le système de gestion de l'apprentissage (LMS)/l'environnement d'apprentissage virtuel (VLE) d'un établissement permet non seulement d'accroître la visibilité, mais aussi d'améliorer immédiatement et durablement les taux de réponse aux évaluations.

Les universités qui utilisent les évaluations de cours d'Explorance Blue ont constaté des améliorations significatives dans l'engagement des étudiants en mettant en œuvre des changements tels que des rappels pop-up dans le LMS Blackboard Ultra. Ces ajustements ont fait une différence substantielle dans la participation globale des étudiants au processus d'enquête.

En outre, les établissements qui ont développé et intégré avec succès leur LMS/VLE signalent que la promotion des enquêtes auprès des étudiants devient beaucoup plus simple. Cette intégration permet non seulement de rationaliser le processus, mais aussi d'obtenir des résultats plus solides en matière de rapports. (https://lp.explorance.com/response-rates-guide?utm%5Fsource=organic-social&utm%5Fmedium=website&utm%5Fcampaign=fy24-assets&utm%5Fcontent=downloaded-in-blog)

5. Une communication cohérente et stratégique

Explorance Blue offre un autre avantage précieux en permettant aux institutions de communiquer efficacement avec les étudiants par le biais de notifications personnalisées par courriel et de rappels programmés stratégiquement et intégrés au système. Cet engagement soutenu joue un rôle crucial dans le renforcement des taux de réponse.

Une stratégie courante consiste à tenir les étudiants constamment informés par le biais d'une campagne promotionnelle tout au long de l'année. Cette approche vise à maintenir les étudiants "dans la boucle", en célébrant les réussites et en présentant de manière transparente les changements mis en œuvre sur la base de leurs commentaires.

Les efforts combinés de l'engagement direct, de la communication proactive et réactive continue et de la diffusion des résultats de l'enquête au-delà du cycle d'enquête immédiat sont censés exercer une influence positive sur les réponses des étudiants. Cette approche à multiples facettes favorise un sentiment d'implication et de reconnaissance, contribuant à une participation soutenue et significative au processus de retour d'information.

6. S'associer au personnel académique

Le personnel académique, qui est le premier point de contact avec les étudiants, joue un rôle essentiel dans l'influence des taux de réponse. Consacrer seulement 10 minutes à un cours ou envoyer un courriel direct peut améliorer de manière significative l'engagement des étudiants.

Il est essentiel d'encourager les enseignants à promouvoir activement les évaluations, mais leur impact peut aller au-delà de la simple promotion. La participation à la planification stratégique des évaluations de modules ou de cours et la contribution aux rapports présentés aux comités universitaires témoignent de la reconnaissance et de la valeur accordées aux points de vue du personnel enseignant.

Permettre aux enseignants de surveiller activement les taux de réponse en direct grâce au tableau de bord Explorance Blue et leur donner l'autorité nécessaire pour assurer le suivi, en particulier dans les scénarios avec des taux de réponse cibles ou lorsqu'ils utilisent le retour d'information pour revoir leurs prestations, souligne encore davantage leur rôle crucial dans le processus de retour d'information. Cette approche stimule non seulement l'engagement, mais souligne également l'importance des contributions du personnel enseignant à l'expérience d'apprentissage globale.

7. Fermer la boucle a un impact sur les taux de réponse

L'une des principales motivations des étudiants pour répondre à une enquête est l'assurance que leur voix est non seulement entendue, mais aussi prise en compte. Le personnel doit être prêt à écouter activement les commentaires et, surtout, à les traduire en actions significatives.

En fait, les étudiants veulent croire que le temps qu'ils consacrent à remplir les évaluations se traduit par des différences tangibles et que les responsables des programmes accordent une réelle importance à leur contribution. Les professeurs qui prennent l'initiative d'expliquer comment ils intègrent les données du retour d'information dans l'amélioration de l'enseignement obtiennent généralement les taux de réponse les plus élevés.

En outre, le partage des rapports avec les représentants des étudiants au sens large peut constituer une approche stratégique. La collaboration avec les représentants des étudiants dans le cadre d'un partenariat peut contribuer à augmenter le nombre de réponses au sein du corps étudiant, en favorisant un sentiment d'impact collectif et de participation au processus d'amélioration.

8. Une seule approche ne suffit pas

En règle générale, une approche unique ne suffit pas à augmenter unilatéralement les taux de réponse ; c'est plutôt la synergie de divers facteurs qui entraîne un changement et favorise une évolution culturelle, ce qui peut être l'objectif principal de certains établissements.

Qu'il s'agisse d'affiner la méthodologie de l'enquête, d'incorporer des incitations ou de tirer parti des intégrations LMS, l'impact cumulatif de ces mesures, même s'il s'agit de petits changements, peut se traduire par des gains substantiels.

L'identification de "champions" - administrateurs, instructeurs et étudiants - qui peuvent activement conduire le processus sur le terrain joue un rôle crucial dans l'engagement des étudiants dans le processus de retour d'information. C'est l'effort de collaboration et l'intégration de stratégies multiples qui conduisent souvent à un changement culturel transformateur au sein d'un établissement.

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